Our Privacy Policy

Introduction
 
The City of Ottawa respects each individual’s right to personal privacy.  The City of Ottawa will collect and use information through our website only in the ways disclosed in this statement.  This statement applies solely to information collected on the City of Ottawa website.

Part I.  Information Collection 
The City of Ottawa collects the following information from registered individuals through their website:

  • Name of players
  • Name and team of coaches and team administrators
  • Name and contact information of league administrators

The City of Ottawa collect the following general, demographic data that is not personally identifiable information:

  • City of Ottawa website usage statistics
  • Browser type statistics

The City of Ottawa collect this demographic data in order to help them improve the service to the users and members of the City of Ottawa .

Roster forms are completed by a coach or team administrator and are used to collect information about the player for the efficient and cost effective operation of the City of Ottawa .

Automatic logging files are used to track server and webpage usage, as well as additional information such as browser type.  This information is collected automatically when a user accesses the City of Ottawa website. 

Information related to a player, but not entered by them, such as goals scored, shutouts, and disciplinary issues are collected by coaches, team administrators and referees through online game and referee reports as part of the City of Ottawa league management system.  This information is required to operate the City of Ottawa .

The City of Ottawa website uses cookies. A cookie is a small text file that the web server used by the City of Ottawa places on a user’s computer hard drive to be a unique identifier. Cookies enable the City of Ottawa to track usage patterns and deliver customized content to users.  Our cookies have an expiration date. Our cookies do collect personally identifiable information for the strict purpose of identifying you and your settings as a logged in user.

Part II.  Information Usage. 
Information gathered through the City of Ottawa website is used for the sole purpose of league operations which includes

  • registering players, coaches and administrators with the City of Ottawa league
  • an improved user experience by helping to improve the design of the site to better match website usage trends.

The City of Ottawa offer links to other websites.  When clicking on links to other websites, we encourage you to read their privacy policies.  Their standards may differ from the City of Ottawa 's.

The City of Ottawa will notify you with a posting on the City of Ottawa homepage if the policy on information collection or uses changes.

Part III.  Restricting Public Information 
A player’s name and team may be published on the City of Ottawa website in a public forum

Any player over 18 years of age may request that her name be withheld from public view by writing to the City of Ottawa and requesting such action.

Any parent or guardian of a player under 18 years of age may request that the players name be withheld from public view by writing to the City of Ottawa and requesting such action.

A player’s name that is withheld from public view can still be seen by the following registered users:

  • The player’s team members, coach and team administrators
  • The coach and team administrators from other teams in the league
  • The league administrators

Part IV.  Access to Information 
The City of Ottawa ask the registered user to verify the accuracy of entered information by providing a confirmation page before data is posted to the database.

Users may access their own personal information by viewing their profile online and contact the City of Ottawa about inaccuracies they may find. In some instances they may correct the information.

Part V. Problem Resolution 
If problems arise, users may contact the City of Ottawa by email, phone or post. 

Part VI. Data Storage and Security
The City of Ottawa website uses a league management system provided by E2E Soccer.  As such, information is stored and transmitted by servers owned by E2E Soccer.  E2E Soccer is solely an agent of storage, transmission and processing of the City of Ottawa database information.  They will not sell, share or otherwise disclose any of the City of Ottawa database information except to third parties specified by the City of Ottawa through the policies listed above.

City of Ottawa protects user information by storage on firewall protected servers with secure databases.

Notre politique de confidentialité

Introduction
 
La Ville d’Ottawa respecte le droit de chaque personne à la vie privée. La Ville ne recueillera et n’utilisera les renseignements personnels sur son site Web qu’aux fins décrites dans le présent document. Cette déclaration ne s’applique qu’aux renseignements recueillis par le site Web de la Ville d’Ottawa.

Partie I. Collecte de renseignements personnels 
La Ville d’Ottawa recueille les renseignements suivants sur les participants inscrits par l’intermédiaire de son site Web :

  • nom des joueurs;
  • nom et équipe des entraîneurs et des administrateurs d’équipe;
  • nom et coordonnées des administrateurs des ligues.

La Ville d’Ottawa recueille les données générales et démographiques suivantes, qui ne permettent pas d’identifier l’utilisateur :

  • statistiques sur l’utilisation du site Web de la Ville d’Ottawa;
  • statistiques sur le type de navigateur utilisé.

La Ville recueille ces données pour améliorer ses services aux utilisateurs et aux résidents.

La liste des joueurs est dressée par un entraîneur ou un administrateur de l’équipe et utilisée pour recueillir des renseignements sur les joueurs, dans le but d’assurer la bonne marche et la rentabilité des activités de la Ville.

Les fichiers journaux automatisés nous renseignent sur le nombre de requêtes adressées au serveur et la fréquentation du site, ainsi que sur d’autres types d’information comme le navigateur utilisé. Ces renseignements sont recueillis automatiquement lorsqu’un utilisateur accède au site de la Ville d’Ottawa.

Les renseignements recueillis sur un joueur, mais n’ayant pas été saisis par lui, comme le nombre de points marqués, les blanchissages et les problèmes disciplinaires, sont recueillis par les entraîneurs, les administrateurs d’équipe et les arbitres au moyen des feuilles de pointage et des rapports des arbitres en ligne, dans le cadre du système de gestion de la ligue de la Ville d’Ottawa. Ces renseignements sont nécessaires pour des fins opérationnelles à la Ville.

Le site Web de la Ville se sert de témoins. Un témoin est un petit fichier texte que le serveur Web de la Ville installe sur le disque dur de l’ordinateur d’un utilisateur pour pouvoir l’identifier. Ces témoins permettent à la Ville de connaître les tendances d’utilisation et d’offrir un contenu personnalisé aux utilisateurs. Nos témoins ont une date limite. Ils recueillent des renseignements personnels dans le seul but de vous identifier et de mieux connaître vos habitudes d’utilisateur connecté.

Partie II. Utilisation des renseignements
La Ville d’Ottawa utilise les renseignements recueillis par son site uniquement dans le cadre des activités de la ligue, notamment :

  • pour inscrire les joueurs, les entraîneurs et les administrateurs dans la ligue de la Ville;
  • pour améliorer l’expérience des utilisateurs en perfectionnant l’aménagement du site afin qu’il corresponde davantage aux tendances d’utilisation.

Le site Web de la Ville d’Ottawa comprend des liens vers d’autres sites. Nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de ces sites, puisque leurs normes peuvent différer de celles de la Ville.

Toute modification à la politique de collecte et d’utilisation des renseignements sera affichée sur la page d’accueil du site Web de la Ville.

Partie III. Restriction des renseignements au public
Le nom et l’équipe d’un joueur peuvent être publiés sur le site Web de la Ville d’Ottawa dans un forum de discussion public.

Tout joueur âgé de plus de 18 ans peut exiger que son nom ne soit pas divulgué au public en en faisant la demande par écrit à la Ville d’Ottawa.

Le parent ou le tuteur d’un joueur âgé de moins de 18 ans peut exiger que le nom du joueur ne soit pas divulgué au public en en faisant la demande par écrit à la Ville d’Ottawa.

Lorsque le nom d’un joueur n’est pas divulgué au public, il peut tout de même être vu par les utilisateurs inscrits suivants :

  • les autres membres de l’équipe du joueur, son entraîneur et les administrateurs de l’équipe;
  • l’entraîneur et les administrateurs des autres équipes de la ligue;
  • les administrateurs de la ligue.

Partie IV. Accès à l’information 
Sur le site de la Ville d’Ottawa, une page de confirmation permet aux utilisateurs inscrits de vérifier l’exactitude des renseignements saisis avant que ceux-ci n’apparaissent dans la base de données.

Les utilisateurs peuvent consulter leurs renseignements personnels en accédant à leur profil en ligne et communiquer avec la Ville d’Ottawa pour l’aviser de toute erreur. Dans certains cas, ils peuvent eux-mêmes apporter les corrections.

Partie V. Résolution de problèmes 
En cas de problème, les utilisateurs peuvent communiquer avec la Ville d’Ottawa par courriel, par téléphone ou par courrier.

Partie VI. Stockage et sécurité des données
Le site Web de la Ville d’Ottawa utilise un système de gestion conçu par E2E Soccer. Par conséquent, les renseignements sont stockés et transmis par des serveurs appartenant à cette entreprise. E2E Soccer n’offre qu’un support pour stocker, transmettre et traiter les renseignements des bases de données de la Ville d’Ottawa. Elle ne vendra, n’échangera ni ne divulguera d’aucune manière les renseignements des bases de données de la Ville à des tiers autres que ceux mentionnés dans le présent document.

La Ville d’Ottawa assure la confidentialité des renseignements des utilisateurs en les stockant dans les bases de données sécurisées de serveurs protégés par des pare-feu.

 

 

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